Comment optimiser sa réunion ?

« N’acceptez jamais une réunion, sauf si quelqu’un vous signe un gros chèque » disait Mark Cuban, un célèbre milliardaire et homme d’affaire américain. 

Êtes-vous déjà allé à une réunion sans connaitre l’ordre du jour et encore moins les objectifs à atteindre à la fin de la réunion ? Si oui vous avez été touché par la réunionnite, un fléau terrible qui pousse les gens à faire réunion sur réunion pour on ne sait trop quelles raisons. Nous savons une chose cependant, ce genre de réunion ne mène à rien à part pouvoir dire à son entourage, « je suis débordé, c’es réunion sur réunion en ce moment au travail ».

Sur 100 participants à une réunion, 51% lisent ou envoie des courriels, 49% bossent sur un autre dossier et jusqu’à 88% des gens ont déjà eu le sentiment d’être inutile. Je vous invite à faire un simple calcul pour connaître le montant que vous coûte chaque réunion, cela pourra vous donner une idée précise du montant.

C’est décidé j’arrête dès demain les réunions !

Attendez !

Une réunion peut aussi être efficace et elle le doit. Pour en faire une efficace il faut simplement mettre en place plusieurs points importants.

Le premier est de mettre un ordre du jour en amont, avec les choses qui doivent être vues, les décisions à prendre. L’ordre du jour doit être envoyé à tous les futurs participants, pour qu’ils puissent se préparer, préparer leurs questions, leurs suggestions et commencer à imaginer des idées.

De plus, le fait de réaliser cet ordre du jour, vous permettra d’avoir les bonnes personnes présentes et non pas des gens qui se contentent de faire du présentéisme sans avoir de rôle à jouer. Repensez au chiffre des 88% des gens qui se sont déjà sentis inutiles en réunion. Chacune des personnes présentes doit avoir un rôle à jouer.

D’ailleurs, pour améliorer grandement l’intérêt de vos collaborateurs pour les réunions, donnez leur la possibilité de trouver et de mettre en place leurs solutions. Il faudra pour cela apprendre à faire confiance à vos équipes !

reunion-optimiser
Préparer toujours un ordre du jour avec les poins à voir en priorité avant chaque réunion.

Prenez une décision !

Cette étape pourrait être l’unique astuce tant elle a de l’importance. Combien de fois avez-vous fait une réunion, durant laquelle vous avez parler de plusieurs sujets, dévier à droite et à gauche, pour finalement proposer des solutions sans trancher ? Surtout que la plupart du temps il faut en prévoir une autre pour enfin se décider.

La première idée/solution ne sera peut-être pas parfaite, mais au moins vous aurez mis une action en place, vous aurez toujours le temps d’ajuster et d’optimiser par la suite.

Une fois la réunion terminée, envoyez un résumé de tout ce qui a été dit, avec le détail des décisions prises. Plus important encore, notez les actions à mettre en place, les étapes de suivi et tout les éléments que vous pensez nécessaire pour le bon déroulé du projet.

Je peux avoir d’autres conseils ?

Seulement parce que c’est vous alors.

  1. Faites des réunions courtes, pourquoi une réunion devrait durer 1 heure ? Des points courts et brefs sont bien plus intéressants, ça permet de se concentrer exclusivement sur le point à voir et d’éviter de dévier.
  1. Pour réussir le point précédent, vous devez prévoir le déroulement précis de la réunion, alors effectuez bien votre ordre du jour, avec les choses à voir durant la réunion. Encore une fois, l’ordre du jour permettra à vos collaborateurs de savoir de quoi on va parler et de se préparer !
  1. Commencez toujours une réunion à l’heure, si vous attendez les retardataires avant de commencer, vous acceptez leur comportement en pénalisant les gens à l’heure.

4. Laissez les gens s’exprimer, chacun doit pouvoir donner son avis durant la réunion sans risque d’être jugé ou rabaissé.

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