Comment ne plus se sentir débordé par ses mails ?

Le premier mail a été envoyé en 1971 !  Ce nouveau moyen de communication dans le monde professionnel a facilité les rapports entre les personnes éloignées géographiquement.

Des chercheurs américains ont pu facilement échanger avec leurs homologues français et cela a permis une avancée considérable dans les recherches.

On estime à 1,4 milliards, le nombre de mails échangés par jour rien qu’en France. Cela veut dire qu’en moyenne, une personne reçoit 39 courriels par jour.

Pour continuer avec les chiffres, 61% des salariés disent regarder leurs courriels professionnels en dehors des horaires de travail et 48% de ces coups d’œil sont considérés comme stressants.

Et donc concrètement, voyons ce que ces chiffres impliquent.

« Quel est le rapport avec ma problématique ? »

Les entreprises se sont jetés sur cet outil, ce qui a augmenté le lien entre les équipes d’une même entreprise, peu importe la distance, mais aujourd’hui, on constate qu’en moyenne, un cadre reçoit 150 mails par jour, ce qui ne peut qu’être chronophage.

Les cadres considèrent passer plus de 5 heures à regarder leur messagerie par jour en moyenne selon une enquête de 2015.

Les conséquences sur la performance individuelle sont telles qu’il est temps d’apprendre à se servir de ce fabuleux outil. En effet, le réflexe d’interrompre son action en cours pour aller regarder la notification que l’on vient de recevoir à l’instant est improductif au regard du nombre de mails reçus.

Le mail c'est bien, mais il faut savoir poser des règles précises pour qu'il reste un allié.

« D’accord, mais par où commencer ? »

Tout commence par mettre en place une démarche collective, la rédaction d’une charte d’utilisation des mails au sein de votre entreprise, en faisant le point avec vos différents collaborateurs. Cette charte vous permettra d’identifier et de supprimer les mails inutiles, ainsi que les interlocuteurs passifs.

Ensuite, vous pouvez commencer à synthétiser vos courriels, un courriel doit être rapide et concis avec une information précise.

Distinguez également l’urgent de l’important. Un courriel n’a pas vocation à être urgent, alors même en allant 2 fois par jour regarder sa boite de réception, vous ne raterez pas une opportunité en or ! Et pas de panique, si vraiment il y a urgence, vos interlocuteurs ne manqueront pas de vous solliciter par un autre moyen de communication.

La boite mail est aussi souvent un « fourre-tout ». Connaissez-vous l’effet Google ? On a tous tendance à retenir plus l’endroit où se trouve l’information que l’information en elle-même. La boite mail peut donc être une véritable ressource à condition qu’elle soit bien organisée. Faites des dossiers pour trier l’ordre d’importance et de priorité concernant le traitement des mails, et une fois traités triez les selon un classement logistique qui vous convient.

Vous pouvez également initier une responsabilisation individuelle en délivrant des conseils d’usages quotidien des mails, comme des créneaux horaires d’utilisation de sa boite mail en ajoutant la suppression des fameuses notifications. Ces notifications, sont un véritable fléau dans le monde de l’entreprise moderne.

« Et cela va augmenter mes performances ? »

Bien sur ! D’une part les mails sont devenus chronophages parce que notre utilisation est mauvaise. Mais ils peuvent être un véritable allié de performance. Toute cette démarche doit être faite en collaboration avec vos équipes, pour les engager dans ce processus qui permettra d’améliorer leur bien-être grâce notamment à une meilleure maitrise de leur temps. Cela réduira leur stress et aura pour conséquence, également, d’augmenter la performance de votre entreprise.

Plus de temps, donc plus de productivité = une meilleure performance globale.

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