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Comment optimiser le télétravail ?

Chez Lekcio, nous ne sommes pas de ceux qui veulent contribuer à la panique sociale autour du Covid-19, le nouveau coronavirus. C’est d’ailleurs pour cela que nous n’avions jusqu’alors rien posté sur le sujet, pas même pour dire d’arrêter d’en parler. Cela étant, au regard des décisions prises par le gouvernement, nous ne pouvons ignorer les conséquences sur la performance des entreprises et leur activité. 

Collaborateurs, managers et ressources humaines doivent faire preuve d’un engagement commun autour d’une valeur principale : la solidarité. La priorité doit évidemment être de garantir la santé de tous, mais après tout, pourquoi ne pas en profiter pour tester de nouveaux modes de travail et ainsi limiter les risques économiques ?

Pourquoi parler de télétravail ?

La DGT annonce que dès à présent compte tenu de la situation, le télétravail peut être mis en place sans aucun accord de télétravail existant dans l’entreprise. On est en droit de s’attendre à une ouverture massive de l’usage du télétravail, dans un contexte où les contacts et les rassemblements doivent être limités. 

Il y a quelque temps nous vous proposions un article sur les avantages du télétravail, et un second vous offrant des conseils pour le mettre en œuvre et apprendre à manager le télétravail. Aujourd’hui, nous vous proposons un article, pour télétravailler efficacement. 

Il a été prouvé que le télétravail augmente l’efficacité et la disponibilité cognitive donc la concentration. De plus, le télétravail dans une certaine mesure, est favorable au bien-être et agit donc positivement sur l’engagement des collaborateurs. En bref, un cercle vertueux, à condition bien sûre de maitriser des bonnes habitudes d’organisation. 

Les conseils essentiels

L’une des principales questions (ressources humaines et managers le savent bien) de qualité de vie au travail est l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. On parle souvent de conciliation quand j’invite à parler de séparation. Mais pour le coup en télétravail, il devient essentiel de savoir concilier. D’abord pour être efficace, mais également pour que le temps de travail ne s’éparpille pas dans le temps personnel. 

Conseil n°1 : Gardez un cadre horaire habituel

Qui dit télétravail, dit flexibilité, et c’est très bien. C’est l’occasion de décaler d’une heure le cadre horaire habituel pour pouvoir honorer un rendez-vous personnel par exemple, ou pour pouvoir écouter votre corps qui vous dit de dormir une heure de plus. 

Qu’à cela ne tienne, dans la mesure où cela n’influence pas votre activité, vous commencerez une heure plus tard et finirez une heure plus tard. Mais attention à ne pas séquencer votre journée de travail pour X raisons et à vous retrouver à minuit à devoir terminer vos objectifs quotidiens. 

Oust les tentations de réaliser une puis deux puis trois tâches domestiques rapidement, juste pour être tranquil(les). Fixez-vous des horaires qui vous conviennent et respectez-les. 

Conseil n°2 : Les objectifs

En parlant d’objectifs, il est essentiel d’en avoir, d’autant plus en télétravail. Si votre manager vous donne des objectifs généraux, à vous de vous fixer des objectifs intermédiaires tous les jours. La veille au soir, ou chaque matin, prenez le temps de vous fixer les objectifs du jour et les tâches à accomplir pour les atteindre. 

Priorisez-les, et définissez le temps nécessaire pour chacune de ces tâches, il vous sera plus facile ainsi de les planifier et d’organiser votre journée. 

Conseil n°3 : Attention aux distractions 

Impossible d’ignorer actuellement la fermeture des crèches et des écoles. Si vos enfants sont à la maison, deux choix s’offrent à vous. Ne pas télétravailler et ne pas télétravailler. Qu’on soit bien d’accord, nous ne sommes pas des super-héros cognitifs capables de gérer les tâches domestiques, les enfants et de travailler en même temps. 

Si vous télétravaillez et que vous avez des enfants, vous devez avoir la possibilité de vous décharger mentalement de leur sécurité et bien-être. En bref, soit votre conjoint(e) ou un autre proche peut s’occuper d’eux, et vous pouvez vous enfermer dans votre pièce, soit vous ne télétravaillez pas. 

Mais ce n’est pas la seule distraction : réseaux sociaux, coup de téléphone par-ci, par-là. Et non ! Considérez que vous êtes au travail, votre cerveau a besoin de séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle pour rester performant. 

Personne distraite en étant en télétravail
La distraction est votre pire ennemie et surtout en télétravail.

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Le manque d’engagement coûte 14 580 euros par an et par collaborateur. Pourtant il existe de nombreux leviers pour engager efficacement et durablement vos équipes. 

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Conseil n°4 : Gardez le lien 

Vous devez absolument lutter contre l’isolement, à la fois pour votre bien-être personnel, mais aussi pour maintenir l’efficacité collective et le sentiment d’appartenance à une équipe de travail. Le partage d’informations, le soutien social et l’entraide dans l’accomplissement des tâches, fait partie d’un grand facteur de qualité de vie au travail et influence positivement le niveau d’engagement. 

En situation de télétravail et de travail à distance en général, ces trois grandes notions sont d’autant plus essentielles qu’il peut être très rapide de manquer d’informations et de se sentir seul dans la difficulté. Alors prenez l’habitude d’envoyer des mails pour communiquer toute information nécessaire. 

Attention toutefois à ne pas obstruer les boites mail de chacun. Questionnez-vous à propos de la pertinence et essayez de condenser les informations en un ou deux mails par jour, pas plus. Et faites-vous plaisir, n’oublions pas que les relations humaines sont importantes, envoyez-le, ce petit mail de début ou de fin de journée, pour envoyer des bonnes ondes à vos collègues. 

Conseil n° 5 : Prenez l’air

Profitez de vos pauses (déjeuner, café…) pour vous dégourdir les jambes et vous aérer l’esprit. En télétravail, il peut aller très vite de rester constamment chez soi et d’oublier de prendre sa cure de vitamine D (pourtant bien essentielle). 

Pensez donc à vous aérer, à mettre votre corps en mouvement. On ne parle évidemment pas de se balader dans un centre commercial noir de monde, en cette période ça serait dommage ! Cette pause vous fera le plus grand bien physique mais également un petit « reset » de votre cerveau, pour mieux repartir tout en performance. 

Conseil n°6 : Conditionnez votre réussite 

Lorsque vous arrivez sur votre lieu de travail, vous êtes en condition de travail d’un point de vue physique et psychique. Vous vous êtes préparé, vous avez surement pensé à vos tâches du jour durant le trajet et vous avez même déjà eu le temps de stresser dans les bouchons. 

À la maison, ça doit être pareil, le stress en moins. Je sais qu’il est tentant de rester en pyjama et de rester dans votre lit comme un dimanche, le pc en plus. Mais en réalité vous serez dans de meilleures conditions pour être efficace si vous prenez le temps de vous habiller. Troquez le costard et le tailleur contre un jean et un tee-shirt, mais ne restez pas en pyjama. 

Installez-vous à un bureau ou à table, et prenez le temps de vous faire un espace de travail agréable. En bonus, la musique ! Oui je vous jure, c’est autorisé. Vous pouvez facilement trouver des playlists dédiées pour travailler au calme sur votre application préférée. Toutes les musiques ne sont pas adaptées pour être concentré ! Je me permets de vous en proposer quelques unes disponible sur Youtube : 

– Life on work

– Life at work

Coffee jazz

Conseil n°7 : Armez-vous des supers outils à votre disposition

Si vous travaillez sur google chrome (certaines de ces extensions sont aussi disponibles sur Firefox), vous pouvez bénéficiez de nombreuses extensions. En voici pour vous aider à rester concentré et être plus productif en gagnant du temps. 

Todoist : Grâce à cette extension vous allez pouvoir ajouter des tâches directement depuis google chrome. De plus, vous allez pouvoir planifier facilement vos tâches durant toute la journée et suivre votre avancée. 

L’avantage c’est que vous pouvez partager ces listes à tous vos collègues et c’est intégrables dans Slack, Google drive, Dropbox et j’en passe. 

Strict Workflow : Qu’il est parfois compliqué de se concentrer alors que l’on peut surfer facilement sur facebook, twitter ou se perdre sur une vidéo de chats sur youtube. Rassurez-vous il existe une extension magique pour lutter contre la procrastination et c’est Strict Workflow. 

Cette extension permet de bloquer les sites de votre choix pendant la période de votre choix, mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez aussi configurer le temps des pauses, quand est-ce que vous souhaitez les prendre. Un vrai plus pour rester concentré. 

C’est basé sur la méthode Pomodoro qui consiste à travailler intensément durant 25 minutes puis prendre une pause de 5 minutes.

News feed eradicator for Facebook : Comme son nom l’indique, cette extension permet de supprimer votre fil d’actualité sur Facebook en mettant à la place une citation inspirante. Ce qui évite de se laisser entrainer par une infinité de publications. 

Ces extensions sont très pratiques et peuvent apporter une aide à rester concentrer, mais ne remplacerons jamais votre volonté et votre motivation. 

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