4 astuces pour gagner du temps facilement !

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Découvrez les 7 compétences clés qui vous aideront tout au long de votre carrière de manager !

4 astuces pour gagner du temps !

« Tous les jours je suis débordé ! »

Selon les résultats du baromètre OPE de la conciliation entre vie professionnelle et personnelle, 72% des salariés disent que le manque de temps est une véritable problématique pour mener à bien leurs objectifs professionnels. De plus ça se ressent sur le temps des loisirs et de la vie familiale. Pourtant, 93% des salariés interrogés accorde une grande importance à cet équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et la majorité pense que leur employeur « ne fait pas beaucoup de choses pour aider à maintenir cet équilibre ».

« Je suis donc condamné à toujours courir ? »

Plus maintenant ! Voici comment vous simplifier la vie avec des astuces simples et concrètes à mettre en place dans votre vie de tous les jours. Elles vous feront gagner un temps précieux à coup sûr, tout en améliorant vos performances. 

Et si on commençait ? 

Passons aux solutions pour gagner du temps !

 

Première solution, Fixez-vous des objectifs, atteignables et précis avec une date de fin. En effet, la loi de Parkinson, nous dit que : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Vous pouvez aussi découper votre objectif principal en petites tâches afin d’éviter d’en faire une montagne. 

Voici des exemples : 

– « Aujourd’hui entre 16h et 17h, je termine de rédiger le devis pour Monsieur DURAND », voilà un objectif atteignable, précis avec une date de fin. 

  • « Je dois organiser un séminaire d’entreprise pour la fin de l’année », ce but est trop général et décourageant sur la durée, car il s’agit d’un travail colossal. C’est pourquoi il faut découper cet objectif en missions principales. Par exemple, «je dois définir un lieu, une date, un thème, un budget », maintenant que vous avez vos missions principales, vous pouvez encore faire une division. Sur le lieu par exemple, vous allez devoir réfléchir s’il est facile d’accès, si la capacité de l’hôtel est suffisante, s’il propose des activités proches, etc. 

En bref, divisez chacune de vos missions encore et encore, cette méthode vous permettra de simplifier la réalisation de votre objectif principal, de maintenir votre motivation et de tenir vos délais. 

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Seconde solution définissez vos priorités.

Une partie de votre emploi du temps est déterminé par vos propres choix, c’est pour cela qu’il est primordial de savoir si la tâche à faire est importante et urgente, ou non. Posez-vous la question, « Est-ce que je fais bien de prioriser cette tâche plutôt qu’une autre ». 

Troisième solution, réalisez une tâche à la fois.

Il est fréquent de penser que de répondre à un courriel, en étant au téléphone, tout en avançant sur un dossier client, vous fait gagner du temps, mais c’est bien l’inverse qui se passe. Vous concentrer entièrement sur une tâche à la fois vous fera gagner un temps incroyable, en plus de vous éviter des erreurs d’inattention. 

Quatrième solution, apprenez à dire non. 

A force de vouloir être serviable et agréable avec vos collaborateurs ou collègues, vous avez tendance à dire oui à beaucoup trop de choses, même si vous savez parfaitement que vous manquez de temps pour réaliser vos engagements et votre travail dans les délais impartis. Alors la prochaine fois que quelqu’un vient vous voir pour vous demander d’effectuer une mission, demandez-vous si vous avez du temps pour la mener à bien, si la réponse est non, apprenez à dire non !

« Et ça suffit ? »

C’est déjà un excellent début pour retrouver du calme et de la sérénité dans votre travail quotidien. Vous devez apprendre à « perdre du temps » en organisant votre journée, pour en gagner. 

Je finirai avec une citation, simple et efficace sur l’art de gagner du temps : 

 « Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache. »

Abraham Lincoln. 

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4 astuces pour arrêter de procrastiner

un homme qui préfère procrastiner plutôt de de travailler

4 astuces pour arrêter de procrastiner

J’ai tendance à toujours remettre à demain certaines tâches, comment faire pour enfin faire ce que je dois faire ? 

C’est une excellente question, nous allons voir plusieurs astuces durant cet article pour vous aider à démarrer plus facilement 

Comme nous tous, nous avons tendance à procrastiner et remettre les choses au lendemain, mais nous allons voir ici comment être le plus productif possible, sans se laisser distraire. 

Avez vous déjà eu l’idée/motivation le soir, avant de dormir de : « Je vais lancer tel projet », « je vais faire telle action », « Demain, je le fais, c’est sûr ! ». Au final, le lendemain, au réveil, l’énergie est parti, jusqu’au soir où vous allez pouvoir reporter au lendemain, encore et encore. Les mots comme « Demain », « plus tard », « la semaine prochaine », sont tous sans exception des synonymes de « jamais », alors agissez.  

Qui n’a jamais dit « je vais lancer tel projet » ou « je vais faire telle action » sans jamais le faire, sans oublier le livre qui traine sur la table de nuit depuis des mois. 

Peut-être même avez-vous cliqué sur cette article dans le but de remettre à plus tard une action ! 

Alors, si on arrêterait de procrastiner pour enfin faire ce qu’on doit faire ? 

Allons y pour un top, c’est à la mode sur internet. 

1. Faite une liste

Vous pouvez commencer par une liste, c’est aussi simple que ça. Écrivez vos actions à faire durant la journée, que vous pourrez ensuite cocher au fur et à mesure de votre avancée. Essayez de mettre les tâches que vous considérez comme les plus compliquées  et longues en début de journée quand votre énergie est au plus haut. Essayez d’avoir une liste de 5 actions MAXIMUM par jour. 

2. Déconnectez-vous

Voir les notifications de son téléphone, avoir un onglet Facebook ouvert, ou bien d’avoir une notification d’un courriel est le meilleur moyen de dévier du but fixé et de procrastiner. On répond à un ami, la discussion dévie jusqu’à ce qu’on parle de nos prochaines vacances tout en regardant les lieux d’hébergement sur internet. Alors apprenez à vous déconnecter afin d’optimiser votre concentration. C’est le meilleur moyen pour finaliser une tâche rapidement. 

Un cahier qui sert à faire la liste des choses à faire afin de ne pas procrastiner
La journée devrait toujours commencer par lister ses priorités.

3. Lancez-vous

Comme disait Newton, un objectif au repos tend à le rester. L’étape la plus difficile lorsqu’on procrastine est de se lancer, mais c’est en se lançant que ça se simplifie. 

Vous avez un courriel à écrire, mais vous n’avez aucune motivation ? Lancez-vous à écrire quelques mots et voyez le résultat. 

On peut en faire un parallèle avec la vie personnelle, vous avez déjà eu une invitation un soir pour sortir et ayant un manque de motivation, « il fait froid », « je suis fatigué », etc, pour au final, être content d’y être et passer un excellent moment ? C’est le même principe, la rigolade en moins éventuellement sur certains dossiers. 

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4. Terminez ce que vous commencez

Une fois pour toute, voici votre nouveau créneau, lorsque vous commencez une tâche, arrêtez-la une fois qu’elle est terminée, surtout si c’est une action que vous commencez à reculons. Plus elle s’étalera dans le temps et moins vous serez motivé à la terminer et plus vous aurez tendance à procrastiner. Une fois pour toute ! 

Vous arrivez le matin avec l’idée de régler un dossier avant 10h, une fois arrivé, grave erreur, vous consultez vos courriels  il y en a toujours trop, vous commencez à regarder, sans les traiter, puis un appel d’un client, vous traitez son dossier, mais avant de le finaliser, paf, réunion. Bref, vous avez compris le principe, UNE FOIS POUR TOUTE.

Une petite action anodine suffit à déclencher un début d’activité, une seule roue en action peut mettre en marche de gigantesques engrenages. Faites la première action, le reste viendra. 

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Peut-on être multitâche ?

Une femme qui déprime en étant multitâche

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Peut-on être multitâche ?

Peut-on réellement faire plusieurs choses en même temps sans perdre en efficacité ? Pour certaines personnes c’est possible, mais dans la majorité des cas, vous perdrez du temps en réalisant plusieurs actions en même temps. 

Nous avons tous tendance à faire plusieurs choses en même temps et essayer d’être multitâche. Regarder ses mails ou envoyer des sms durant des réunions ou encore être au téléphone tout en essayant d’avancer en même temps sur un dossier. J’ai raison ? 

Nous avons l’impression de gagner du temps et donc de l’efficacité ! Pourtant, c’est bien loin d’être le cas  En faisant plusieurs choses en même temps, on est moins attentionnés et donc plus désordonnés tout en se fatiguant plus rapidement. 

Faites en l’expérience facilement. Prenez un chronomètre et comptez le temps qu’il vous faut pour terminer un dossier simple, puis faites pareil avec l’envoi d’un mail. Maintenant, faites les deux choses en même temps. Alors, avez-vous gagné du temps ? 

Perdre du temps, c’est une chose, mais faire deux choses en même temps peut également très vite devenir dangereux, comme par exemple lors d’un envoie d’un sms en roulant.

1. Faites le vide avant de vous lancer dans une action 

Il est de plus en plus facile de se déconcentrer et d’autant plus dans le monde professionnel qui comporte de très nombreuses distractions. Entre les collègues qui rentrent dans votre bureau, les appels, les notifications de mails, ou de votre téléphone  tout est bon pour se déconcentrer. Pour vous donner une idée, on consulterait notre portable jusqu’à 221 fois par jour ! 

Couper les notifications, enfermer vous le plus possible dans une « bulle » quand vous devez travailler sur un dossier complexe. Si une urgence vous tombe dessus, noter bien le fil de votre pensée ainsi que là où vous en étiez dans votre travail, cela sera plus facile pour s’y remettre par la suite. 

S’il vous manque des informations, notez quelque part ce que vous devez demander et à qui, mais ne le faites pas immédiatement. Restez concentré afin d’éviter le multitâche. 

Une femme qui se concentre sur une seule tâche
Se concentrer sur une tâche à la fois, c'est aussi diminuer le risque d'erreurs.

2.  Se concentrer sur une tâche

Vous avez coupé les diverses notifications de votre téléphone portable, de votre logiciel de mail et vous êtes dans votre bulle prêt à travailler, mais, vous pensez à autre chose !

C’est humain de penser à autre chose, à n’importe quel moment. Pour vous aider à faire le vide, écrivez ces pensées sur un bout de papier, cela vous aidera à les faire taire. 

Si vous vous surprenez à refaire 2 tâches à la fois, arrêter vous quelques instants, soufflez un bon coup et reprenez UNE tâche jusqu’à la fin. 

D’ailleurs, pour vous aider, lorsque vous commencez quelque chose, allez jusqu’au bout sans vous arrêter. Il faudra vous entraîner, si vous devez rédiger un devis, ou envoyer un mail, faites le jusqu’à la fin, ne vous arrêtez pas en plein milieu pour faire autre chose. 

3. Organiser ses journées 

Pour vous aider, vous pouvez commencer par organiser votre journée de travail avant de la commencer. Prenez quelques minutes pour noter les missions urgentes et importantes à effectuer aujourd’hui, l’heure à laquelle vous commencerez et noter le temps que ça vous prendra ce qui évitera des situation d’urgence pouvant amener au multitâche.  

Vous n’avez pas besoin d’avoir une liste longue comme le bras, il vous suffit d’inscrire LA tâche primordiale à terminer aujourd’hui. 

Toutes ces choses vont tout d’abord vous faire gagner du temps et donc de la productivité. Il y a aussi d’autres avantages, comme par exemple, une diminution du stress, une réduction du taux d’erreurs et vous serez moins fatigué ! Que des avantages à faire une action à la fois. 

En se concentrant sur cet objectif d’être monotâche, vous parviendrez très rapidement à voir vos premiers résultats encourageants ! 

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Comment développer ses compétences relationnelles managériales ?

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Comment développer ses compétences relationnelles managériales ?

Il n’y a plus à prouver l’importance de développer ses compétences relationnelles managériales dans la vie de tous les jours. En effet, dans votre vie personnelle, comme professionnelle, le fait de posséder ces fameuses compétences vous aide fortement dans tout un tas de domaines. 

Que vous souhaitiez développer de nouveaux marchés, fidéliser vos clients, ou motiver vos collaborateurs. Vous avez forcément besoin de ces compétences managériales, et de gérer ces aptitudes avec habileté. Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Alors c’est parti !

C’est quoi les compétences relationnelles ?

Les compétences relationnelles sont diverses et variées. Nous pouvons par exemple citer :

  • Votre capacité à tisser des liens et communiquer facilement avec vos collaborateurs.
  • Votre capacité à faire preuve d’empathie envers ces derniers.

Finalement, les compétences relationnelles, que l’on peut aussi appeler compétences sociales, vous servent tout au long de votre vie. Pour ainsi savoir traduire votre motivation et vos valeurs à vos collaborateurs. 

À les aider à progresser et s’améliorer en continue, dans le développement des compétences de ces professionnels, dans la gestion du stress, l’écoute active etc. On peut également parler des conséquences sur la créativité ou l’enthousiasme. 

Développer les compétences relationnelles de ses collaborateurs et les siennes est aujourd’hui indispensable pour la bonne santé d’une entreprise.

Bref, que des avantages ! 

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Comme je dis toujours, bâtissez des ponts plutôt que des murs entre les individus.

Mixons la technique avec les compétences relationnelles managériales !

Encore trop souvent, les entreprises, misent beaucoup trop sur les compétences techniques, oubliant les compétences comportementales. Prenons un exemple concret d’un collaborateur.

Ce dernier est extrêmement motivé par son travail, il atteint ses objectifs, il apprécie les valeurs de l’entreprise, dans l’idée, le collaborateur parfait.

Continuons notre exemple et disons que ce collaborateur éprouve aucune compétence relationnelle. C’est à dire qu’il est solitaire dans sa façon de travailler. Il évite le plus possible de travailler en équipe et en même temps se montre désagréable avec les clients, faisant même preuve d’agressivité de temps en temps. 

Pensez-vous que sur le long terme, vous serez satisfait de ce collaborateur ? Probablement pas. A terme, vous aurez des clients qui se plaindront, ses collègues également et sa hiérarchie.

Pour éviter cette situation, nous revenons au point précédent de cet article, c’est à dire « Développer les compétences relationnelles de ses collaborateurs et les siennes est aujourd’hui indispensable pour la bonne santé d’une entreprise. » Il faut créer un chevauchement entre compétences techniques et compétences relationnelles.

Comment acquérir ces fameuses compétences ?

Acquérir des compétences en se formant ! J’ai l’impression de me répéter dans mes articles, cependant, c’est une réalité. La formation continue doit devenir votre allié du quotidien pour acquérir un savoir être et apprendre à gérer les situations professionnelles.

Cela peut passer par deux étapes distinctes, la première, sera un travail sur vous. Ce travail vous permettra de mieux vous connaitre, vous verrez par exemple des notions comme :

Une fois que vous aurez consolidé ces bases, vous allez pouvoir les appliquer sur le terrain en créant un esprit d’équipe et des relations saines dans votre entreprise. Parce que les compétences relationnelles managériales, sont la base pour développer la compétence collective de vos collaborateurs. 

Vous pourrez enfin profiter des nombreux avantages, comme par exemple déléguer sereinement. Ainsi que gérer des réunions efficacement et aussi, très important, désamorcer des conflits lorsque vous en rencontrerez.

Nous avons tous besoin d’évoluer en permanence, de perfectionner les compétences. Il est utopique de penser qu’une personne bonne dans son métier puisse le rester indéfiniment sans se renseigner ou se former sur les nouveautés de son métier. 

Chaque individu est différent, mais chaque personne a la possibilité et la capacité de développer ces compétences relationnelles.

Pour conclure, grâce à ces capacités vous améliorerez grandement le bien-être de vos collaborateurs, de mieux gérer les conflits, ainsi que de fédérer. Ce qui va se répercuter sur leurs propres performances et indubitablement sur la relation client. 

Il est dommage de s’en priver n’est-ce pas ? Alors lancez-vous !

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Qu’est-ce qu’une compétence managériale ?

compétence-managériale

Qu'est-ce qu'une compétence managériale ?

En voilà un sujet central, qu’est-ce qu’une compétence managériale ? On peut également se poser d’autres questions, comme comment en obtenir de nouvelles et comment les développer ?!

Vous avez certainement du remarquer qu’on parle de plus en plus de soft skill, ou compétences douces dans notre belle langue française au point parfois de négliger les compétences techniques ou hard skill. 

Qui n’a jamais vu passer sur son fil Linkedin « j’ai embauché quelqu’un qui n’avait pas les compétences techniques, mais qui était incroyablement humain » ? La réalité reste bien différente. 

Nous allons découvrir tout cela tout au long de cet article. 

Vous êtes prêt ? C’est parti ! 

C’est quoi les hard skills ?

Une hard skill ou compétence dure en français est une compétence acquise par exemple lors d’un cursus scolaire, d’une expérience professionnelle ou encore en suivant diverses formations. 

Ces fameuses compétences restent primordiales dans le monde des entreprises. Imaginez un médecin, un expert comptable ou un avocat qui aurait un manque cruel de compétences techniques par rapport à son métier. Vous imaginez un instant le carnage ? 

Chaque métier possède des particularités techniques et pour cela il faut les apprendre. Par exemple, vos experts techniques auront un grand besoin de ces compétences dans leur vie de tous les jours. 

Passons maintenant aux soft skills. 

C’est quoi les soft skills ?

Une soft skill ou compétence douce en français est une compétence dit-on, associée à un haut degré d’intelligence émotionnelle. 

Plus vous possédez ces compétences douces, plus vous serez en capacité d’améliorez vos relations humaines, votre communication interne comme externe à votre entreprise et bien d’autres avantages ! 

Cela va grandement améliorer les rapports entre tous les membres de votre entreprise, ainsi que les rapports entre ces derniers et vos clients. Vous avez tout à gagner à développer les soft skills de vos collaborateurs. 

D’après l’étude du World Economic Forum, il y aurait 10 compétences à posséder qui seraient indispensable : 

  1. La résolution de problèmes complexes. 
  2. La pensée critique. 
  3. La créativité. 
  4. La gestion des équipes.
  5. La coordination.
  6. L’intelligence émotionnelle. 
  7. La capacité de jugement et prise de décision. 
  8. Le soucis du service client; 
  9. La capacité de négociation. 
  10. La souplesse cognitive.
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Une compétence managériale se doit d'être développée en permanence.

Allons voir quel questionnaire bien-être au travail utiliser ? 

Encore une fois, soyez vigilent. Pour être sûr de développer le bien-être au travail de vos collaborateurs, vous devez d’abord cibler les bons questionnaires. Certains questionnaires bien-être au travail sont en réalité des questionnaires mal-être au travail. Ils vont vous permettre de constater un certain niveau de « troubles psycho-sociaux », mais ne pourront pas vous aider à identifier les leviers d’actions. Les indicateurs de bien-être au travail sont des facteurs liés à l’organisation du travail qui, couplés à d’autres facteurs, provoquent des troubles et donc du mal-être au travail. 

Bon mais du coup, comment savoir qu’il s’agit d’un questionnaire bien-être au travail efficace ? 

Les questionnaires bien-être au travail doivent aller interroger l’activité en elle-même ; son organisation, son environnement, les relations de travail. On ne cote pas un niveau de stress ressenti par exemple. On cote deux facteurs organisationnels qui mis dans certaines conditions ensemble, vont provoquer du stress. 

Quelques exemples de questionnaires bien-être au travail efficaces :

L’autonomie au travail : le niveau de latitude décisionnelle couplé au niveau de charge de travail psychologique est un facteur de bien-être au travail et de stress dans certaines conditions. Vous pouvez trouver le questionnaire Karasek, connu et reconnu, testé et validé. Il est en accès libre avec sa méthode d’utilisation. 

La reconnaissance au travail : le niveau de reconnaissance et d’efforts fournis doivent être à l’équilibre pour être facteur de bien-être au travail, d’épanouissement et de motivation. En revanche, le déséquilibre de ces deux facteurs est un risque psycho-social. Vous pouvez utiliser le questionnaire Siegrist en accès libre également. 

Les psychologues du travail sont en capacité de créer des questionnaires bien-être au travail efficaces pour toutes les thématiques de qualité de vie au travail et tous les leviers de performance humaine (pression temporelle, justice organisationnelle, climat social, environnement de travail…). 

Ils sont également en capacité de vous proposer des leviers très efficaces en analysant les réponses de vos collaborateurs. Alors qu’attendez-vous ? 

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